Ein Kassenbuch, das der Kassenprüfer versteht.
Ihr braucht dafür keine Buchhaltungssoftware, aber ein paar feste Regeln, damit am Saisonende jede Zahl nachvollziehbar ist. Wir haben sie uns nach dem ersten Kassensturz mit Differenz angewöhnt. Hier stehen der Aufbau, die Pflichtspalten und der Ablauf beim Kassensturz.
Was ein Kassenbuch mindestens braucht.
Gemeint ist eine lückenlose, chronologische Liste aller Einnahmen und Ausgaben. Diese Spalten gehören rein, egal ob Heft, Excel oder App.
Die Pflichtspalten
- Datum, an dem das Geld geflossen ist. Wann die Zeile eingetragen wurde, spielt keine Rolle.
- Ein kurzer Text zum Zweck. „Trikotsatz Rückrunde“ statt „Ausgabe“, sonst weiß in drei Monaten keiner mehr, was das war.
- Betrag mit Vorzeichen, damit Einnahme und Ausgabe auf den ersten Blick auseinanderzuhalten sind.
- Laufender Kontostand nach jeder Zeile, damit ein Fehler sofort auffällt.
- Verweis auf den Beleg, also Quittungsnummer oder Foto, damit jede Zahl im Zweifel belegbar ist.
Soll und Ist abgleichen.
Das Kassenbuch ist dafür da, den rechnerischen Stand (Soll) jederzeit gegen das vorhandene Geld (Ist) prüfen zu können.
So läuft der Kassensturz ab
- Soll-Betrag ablesen. Die letzte Zeile im Kassenbuch zeigt, was da sein müsste.
- Ist-Betrag ermitteln. Bargeld nachzählen oder den Kontostand abrufen, je nachdem, wo das Geld liegt.
- Differenz aufschreiben, auch wenn sie null ist. Ein Eintrag „Kassensturz, Differenz 0 €“ schafft Vertrauen.
- Bei einer Abweichung nachforschen. Meist ist es eine vergessene Buchung. Kommentarlos glattziehen sollte man sie trotzdem nie.
Die Übergabe an den nächsten Kassenwart.
Ob ein Kassenbuch etwas taugt, zeigt sich, wenn der nächste Kassenwart übernimmt und der Vorgänger für Rückfragen nicht mehr erreichbar ist.
Was eine saubere Übergabe braucht
- Ein Kassensturz zum Übergabedatum, schriftlich festgehalten und von beiden unterschrieben.
- Zugriff auf alle Belege, sonst lässt sich später keine Rückfrage mehr klären.
- Eine Liste der offenen Posten: Wer schuldet noch was, welche Rechnung steht noch aus.
- Im Idealfall ein System, das nicht auf dem privaten Laptop des Vorgängers liegt.
Das Kassenbuch in der App.
Die Grundregeln oben gelten unabhängig vom Werkzeug. Bierwart führt das Buch für die Getränkekasse automatisch, ohne dass jemand Zeilen von Hand pflegt.
Was automatisch mitläuft
- Jede Buchung (Bier, Aufladung, Spende) landet mit Zeitstempel im Verlauf.
- Der Kontostand ist pro Spieler und für die Kasse insgesamt immer aktuell.
- Beim Kassensturz tippt der Bierwart den Ist-Betrag ein, die Differenz wird berechnet und gespeichert.
- Die Übergabe an den nächsten Kassenwart ist ein neuer Zugang, die Historie bleibt.
Häufige Fragen zum Kassenbuch.
Ist ein Kassenbuch für Vereine gesetzlich vorgeschrieben?
Für eingetragene Vereine gibt es keine einheitliche gesetzliche Pflicht zur Kassenbuchführung wie im Handelsrecht, aber die Vereinssatzung und die Kassenprüfer erwarten in aller Regel eine nachvollziehbare Aufzeichnung aller Einnahmen und Ausgaben. Im Zweifel lohnt ein Blick in die eigene Satzung.
Reicht ein einfaches Excel-Sheet?
Ja, solange Datum, Beschreibung, Betrag und laufender Saldo drinstehen und die Datei nicht verloren geht. Excel merkt sich allerdings keine Änderungen und hängt an der Person, die die Datei pflegt.
Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?
Das regelt meist die Satzung oder die Kassenprüfungsordnung des Vereins, üblich sind mehrere Jahre. Steuerlich relevante Unterlagen (z. B. bei Spendenquittungen) unterliegen zusätzlich eigenen Fristen. Im Zweifel den Steuerberater oder Dachverband fragen.
Was, wenn Soll und Ist nicht übereinstimmen?
Erst die Buchungen der letzten Wochen noch einmal durchgehen, meist ist eine Zahlung doppelt oder gar nicht erfasst. Bleibt eine Differenz, wird sie als solche eingetragen.
Das Kassenbuch schreibt sich von selbst.
Mannschaft anlegen, Bierpreis eintragen. Ab dann läuft das Kassenbuch im Hintergrund mit.